الجامعة العمالية فرع الزقازيق

الجامعة العمالية فرع الزقازيق

موقع عادى يتميز بوجود ملخصات وموضيع وامثلة وتمارين تخص طلاب الجامعة العمالية
 
الرئيسيةالرئيسية  البوابةالبوابة  اليوميةاليومية  مكتبة الصورمكتبة الصور  التسجيلالتسجيل  دخولدخول  

شاطر | 
 

 ادارة الأعمال المكتبية

اذهب الى الأسفل 
كاتب الموضوعرسالة
HoSaM.NoUr
مصمم الموقع والمدير المسئول
مصمم الموقع والمدير المسئول
avatar

عدد المساهمات : 147
تاريخ التسجيل : 06/02/2012
العمر : 33

مُساهمةموضوع: ادارة الأعمال المكتبية   الأربعاء أغسطس 28, 2013 12:45 pm




[ltr]س1- حدد مفهوم السكرتارية وموضحا تعريف السكرتير؟؟[/ltr]



[ltr]السكرتارية: هو ذلك العلم أو الفن الذي يهتم بتوجيه ومعاونة كافة الموظفين العاملين بالمنظمة بمهام ومسئوليات وظائفهم وسلطاتها[/ltr]



السكرتير: هو الشخص الذي يقوم بأداء الإعمال والخدمات المكتبية داخل المنظمة ويطلق علية كاتم أسرار المنظمة.
س2- ما هي أهمية السكرتارية لمنظمة  الأعمال ؟؟
1-   تقديم الخدمات المكتبية والفنية والمتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته والأقسام الرئيسة في المنظمة .
2-   الحفاظ على أسرار العمل والعاملين والمنظمة .   3- يتاح لها الاطلاع على كافة ملفات العاملين .
4-   تكون مطلعة على اخطر وأدق المهام والأسرار .
5-   مطلع بطبيعة عملة على أهم الموضوعات التي تتناولها المناقشة باجتماعات المنظمة .
س4- حدد مقومات نجاح السكرتير الفعال ؟؟
1-   الدعم الكافي والمساندة المستمرة من إدارة المنظمة وبصفة خاصة من المدير المباشر .
2-   توفر الهيكل التنظيمي المناسب الذي يحدد كافة المستويات الإدارية بالمنظمة وبوظائفها المختلفة .
3-   توفر الثقافة التنظيمية والتي تعكس قدرة كل موظف بالمنظمة على التعرف بحدود وظيفة وعلاقته بالآخرين .
4-   توفير الأجهزة الإمكانات المادية ألازمه لأداء مهام وظيفة السكرتارية .
5-   توفير عناصر مناسبة للبيئة المحيطة بالسكرتير من توفير مكتب بمكان يتسم بالهدوء .
6-   توفر مجموعة مقومات فطرية أساسية في السكرتير نفسه مثل الاحتفاظ بالهدوء والابتكار والتجديد وحسن التعامل مع الآخرين  .
س5- وضح مفهوم وطبيعة الاتصالات الإدارية ؟؟
[ltr] الاتصالات الإدارية : عبارة عن تبادل الأفكار والآراء والمعلومات بين الأفراد بواسطة وسائل شفهية وغير شفهية . .[/ltr]



طبيعة الاتصالات : ويتم إحداث التفاعل بين الأفراد في صورة متبادلة من الجانبين وليس من جانب واحد .
س6- ما هيا مكونات وعناصر الاتصال ؟؟
1-   المرسل : هو ذلك الشخص الذي لدية الرغبة في نقل البيانات أو المعلومات أو الأفكار للآخرين .
2-   الرسالة : هي الفكرة أو المعلومة أو مجموعة البيانات التي تصدر من المرسل ليتم نقلها إلى المستقبل .
3-   قناة الاتصال : هي الوسيلة التي تنتقل بها  الرسالة بين المرسل والمستقبل .
[ltr]4-   المرسل إليه : هو الطرف الأخر لعملية الاتصال والذي يقوم باستقبال الأفكار أو البيانات[/ltr]



5-   التغذية المرتدة : هي رد الفعل عند المستقبل عند استلامه للرسالة .
س7- اشرح أهداف الاتصال الإدارية ؟؟
1-   الإقناع وعرض المعلومات .                                    4- المساهمة في القيام بوظيفة التوجيه .
2-   مساعدة الإدارة في القيام بأعمالهم الرئيسية .                 5- توفير المناخ الايجابي الذي يرغب العاملين فيه .
3-   تدعيم الارتباط وتقوية الانتماء بين العاملين والمنظمة .
س8- اشرح أهمية الاتصال ؟؟
1-   تعد مكون رئيسي للعملية الإدارية ومتطلب أساسي لأي تنظيم .
2-   تعتبر الاتصالات مكونا رئيسيا من مكونات العملية الإدارية بجانب أنها تعد متطلب أساس لأي تنظيم إداري  .
3-   تساهم في تقوية التفاهم وتبادل وانسياب المعلومات .
4-   تساهم عملية الاتصال في تقوية التفاهم وتبادل وانسياب المعلومات فكلما كان الاتصال واضحا أدى ذلك إلي انسياب المعلومات داخل قنوات التنظيم .
[ltr]حل مشاكل العاملين : إن اغلب المشكلات في المنظمات تعود إلى سوء ممارسة عملية الاتصالات الإدارية بين الإدارة والعاملين .[/ltr]



[ltr]س9- ما هو تعريف التقرير ؟؟[/ltr]



[ltr]هو عبارة عن عرض كتابي أو شفوي للبيانات والمعلومات والحقائق والخاصة بموضوع ما ثم إعطاء توصيات لحل المشكلات التي تخص العمل [/ltr]



[ltr] [/ltr]



س10- وضح أهمية التقارير ؟؟
1-   دعم العملية الإدارية في كافة أنشطتها .
2-          دعم عملية اتخاذ القرارات .
3-   نقل وتبادل البيانات والمعلومات والحقائق .
4-   إعلام الإدارة بمشكلات العمل .
5-   تسجيل وتوثيق الأحداث داخل المنظمة .
س11- ما هي أهم أهداف التقرير ؟؟
1-   المتابعة : أي متابعة سير العمل ومتابعة مختلف الأنشطة بالمنظمة .
2-   التحليل : فمن أهداف الأساسية هو تحليل وتفسير ظاهرة معينة مرتبطة بسير العمل .
3-   المعلومات : يتم إعداد التقارير بهدف عرض وتوصيل بيانات ومعلومات لمن يقدم له التقرير .
4-   عرض الأفكار : تهدف إلى عرض الأفكار الجديدة التي تتعلق بالعمل .
5-   تقييم الأداء : هو تقييم الأداء سواء للعاملين في إدارة أو قسم أو غيرها .
6-   تعديل السلوك : إعداد التقارير في هذا الشأن  لإستخدامه في تقويم سلوك العاملين في إتجاه موضوع معين .
س12- تصنيف التقارير حسب المدة الزمنية وحسب الهدف ؟؟
أ‌-      من حيث المدة الزمنية ::
1-   التقارير الدورية :  هي تلك التقارير التي يتم إعدادها ومناقشتها بصورة منتظمة زمنيا أي عند انتهاء فترة زمنية محددة .
2-   التقارير غير الدورية : يتم إعدادها ومناقشتها لتعرض ملخص أعمال عن فترات زمنية غير ثابتة .
ب‌-  من حيث الهدف
1-   تقارير المتابعة : تستخدم هذه التقارير جداول للبيانات والأشكال التوضيحية مثل الأشكال البيانية وغيرها
2-   تقارير المعلومات أو الأخبار : هي التي تستخدم لنقل معلومات أو حقائق خاصة بأحداث أو مواقف معينة
3-   تقارير الفحص والدراسات : تستخدم لعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنظمة البيئة الخارجية
4-   التقارير التحليلية والتفسيرية : تقوم بسرد الحقائق والمعلومات المتعلقة بحالة معينة .
س13- وضح مفهوم تطوير وتبسيط الإجراءات ؟؟
 هو تحسين إجراءات العمل الحالية وذلك من خلال التخلص من كافة الإجراءات غير الضرورية وعدم الاعتقاد دائما في العادات الثابتة ..
س14- ما هي أهداف تطوير وتبسيط الإجراءات ؟؟
1-   الوصول إلى أفضل الطرق والأساليب لانجاز الأعمال المكتبية .
2-   زيادة فعالية الأعمال المكتبية .
3-   توفير الوقت والجهد في أداء الأعمال .
4-   زيادة الإنتاجية .
5-   تخفيض تكاليف أداء الأعمال .
6-   رفع الروح المعنوية للعاملين .
7-   تنمية قدرات القادة بالمنظمة .
س15- اشرح متطلبات تطوير وتبسيط إجراءات العمل ؟؟
1-   دراسة خريطة توزيع العمل : في البداية وقبل تنفيذ أى خطوة من برنامج التطوير لابد من دراسة خريطة توزيع العمل في كافة الإدارات والوحدات الإدارية بالمنظمة .
2-   تحليل إجراءات العمل : من متطلبات البرنامج تطوير وتبسيط إجراءات العمل المكتبي هو تحليل إجراءات هذا العمل .
3-   مشاركة العاملين: تعد مشاركة العاملين من المتطلبات الأساسية لاشى عملية تطوير تتم بمنظمة الإعمال.
4-   تطوير الأدوات المكتبية : من الجوانب الهامة أيضا في أي برنامج تطوير بشان الإعمال الإدارية وخاصة المكتبية هي الإمكانات المادية للعمل المكتبي مثل الآلات والأدوات المكتبية .
س16- أذكر طرق توزيع الأعمال المكتبية ؟؟
1-   أسلوب تسلسل الأعمال المكتبية : وفقا لأسلوب تسلسل أو تتابع الإعمال المكتبية يتم تنظيم أو تقسيم الإعمال المكتبية على الإفراد العاملين في خط متسلسل أو متتابع .
أ‌-   -   مزايا هذا الأسلوب :  السرعة في أداء الإعمال المكتبية – سهولة القيام بالإشراف على العاملين –      تحديد الإفراد المطلوب تدريبهم في إعمال معينة .
ب‌-  -  عيوب هذا الأسلوب : الرتابة والتكرار في أداء العمل بالنسبة للعاملين – طول خط تتابع أو تسلسل إجراءات العمل -  احتمال تعطل أو توقف العمل عند غياب احد العاملين في خط إجراءات العمل .
 
2-   أسلوب توازى الأعمال المكتبية: وفقا لأسلوب التوازي في أداء الأعمال المكتبية يتم توزيع أو تقسيم العمل المكتبي في شكل متوازي .
أ‌-      مزايا الأسلوب : توفير الوقت – يحقق هذا الأسلوب المرونة في أداء العمل المكتبي -                                                          
تخفيض تكاليف أداء الأعمال المكتبية - عدم الرتابة والتكرار في أداء العمل .
ب‌-  عيوب الأسلوب : صعوبة الإشراف على العاملين – صعوبة تحديد العاملين الذين هم في حاجة إلى تدريب - يقلل من عملة التخصيص في العمل .
الرجوع الى أعلى الصفحة اذهب الى الأسفل
http://academy.forumalgerie.net
 
ادارة الأعمال المكتبية
الرجوع الى أعلى الصفحة 
صفحة 1 من اصل 1

صلاحيات هذا المنتدى:لاتستطيع الرد على المواضيع في هذا المنتدى
الجامعة العمالية فرع الزقازيق :: الفرقة الأولى-
انتقل الى: