[ltr]س1- حدد مفهوم السكرتارية وموضحا تعريف السكرتير؟؟[/ltr]
[ltr]السكرتارية: هو ذلك العلم أو الفن الذي يهتم بتوجيه ومعاونة كافة الموظفين العاملين بالمنظمة بمهام ومسئوليات وظائفهم وسلطاتها[/ltr]
السكرتير: هو الشخص الذي يقوم بأداء الإعمال والخدمات المكتبية داخل المنظمة ويطلق علية كاتم أسرار المنظمة.
س2- ما هي أهمية السكرتارية لمنظمة الأعمال ؟؟
1- تقديم الخدمات المكتبية والفنية والمتعلقة بروتين العمل وتفصيلاته والأقسام الرئيسة في المنظمة .
2- الحفاظ على أسرار العمل والعاملين والمنظمة . 3- يتاح لها الاطلاع على كافة ملفات العاملين .
4- تكون مطلعة على اخطر وأدق المهام والأسرار .
5- مطلع بطبيعة عملة على أهم الموضوعات التي تتناولها المناقشة باجتماعات المنظمة .
س4- حدد مقومات نجاح السكرتير الفعال ؟؟
1- الدعم الكافي والمساندة المستمرة من إدارة المنظمة وبصفة خاصة من المدير المباشر .
2- توفر الهيكل التنظيمي المناسب الذي يحدد كافة المستويات الإدارية بالمنظمة وبوظائفها المختلفة .
3- توفر الثقافة التنظيمية والتي تعكس قدرة كل موظف بالمنظمة على التعرف بحدود وظيفة وعلاقته بالآخرين .
4- توفير الأجهزة الإمكانات المادية ألازمه لأداء مهام وظيفة السكرتارية .
5- توفير عناصر مناسبة للبيئة المحيطة بالسكرتير من توفير مكتب بمكان يتسم بالهدوء .
6- توفر مجموعة مقومات فطرية أساسية في السكرتير نفسه مثل الاحتفاظ بالهدوء والابتكار والتجديد وحسن التعامل مع الآخرين .
س5- وضح مفهوم وطبيعة الاتصالات الإدارية ؟؟
[ltr] الاتصالات الإدارية : عبارة عن تبادل الأفكار والآراء والمعلومات بين الأفراد بواسطة وسائل شفهية وغير شفهية . .[/ltr]
طبيعة الاتصالات : ويتم إحداث التفاعل بين الأفراد في صورة متبادلة من الجانبين وليس من جانب واحد .
س6- ما هيا مكونات وعناصر الاتصال ؟؟
1- المرسل : هو ذلك الشخص الذي لدية الرغبة في نقل البيانات أو المعلومات أو الأفكار للآخرين .
2- الرسالة : هي الفكرة أو المعلومة أو مجموعة البيانات التي تصدر من المرسل ليتم نقلها إلى المستقبل .
3- قناة الاتصال : هي الوسيلة التي تنتقل بها الرسالة بين المرسل والمستقبل .
[ltr]4- المرسل إليه : هو الطرف الأخر لعملية الاتصال والذي يقوم باستقبال الأفكار أو البيانات[/ltr]
5- التغذية المرتدة : هي رد الفعل عند المستقبل عند استلامه للرسالة .
س7- اشرح أهداف الاتصال الإدارية ؟؟
1- الإقناع وعرض المعلومات . 4- المساهمة في القيام بوظيفة التوجيه .
2- مساعدة الإدارة في القيام بأعمالهم الرئيسية . 5- توفير المناخ الايجابي الذي يرغب العاملين فيه .
3- تدعيم الارتباط وتقوية الانتماء بين العاملين والمنظمة .
س8- اشرح أهمية الاتصال ؟؟
1- تعد مكون رئيسي للعملية الإدارية ومتطلب أساسي لأي تنظيم .
2- تعتبر الاتصالات مكونا رئيسيا من مكونات العملية الإدارية بجانب أنها تعد متطلب أساس لأي تنظيم إداري .
3- تساهم في تقوية التفاهم وتبادل وانسياب المعلومات .
4- تساهم عملية الاتصال في تقوية التفاهم وتبادل وانسياب المعلومات فكلما كان الاتصال واضحا أدى ذلك إلي انسياب المعلومات داخل قنوات التنظيم .
[ltr]حل مشاكل العاملين : إن اغلب المشكلات في المنظمات تعود إلى سوء ممارسة عملية الاتصالات الإدارية بين الإدارة والعاملين .[/ltr]
[ltr]س9- ما هو تعريف التقرير ؟؟[/ltr]
[ltr]هو عبارة عن عرض كتابي أو شفوي للبيانات والمعلومات والحقائق والخاصة بموضوع ما ثم إعطاء توصيات لحل المشكلات التي تخص العمل [/ltr]
[ltr] [/ltr]
س10- وضح أهمية التقارير ؟؟
1- دعم العملية الإدارية في كافة أنشطتها .
2- دعم عملية اتخاذ القرارات .
3- نقل وتبادل البيانات والمعلومات والحقائق .
4- إعلام الإدارة بمشكلات العمل .
5- تسجيل وتوثيق الأحداث داخل المنظمة .
س11- ما هي أهم أهداف التقرير ؟؟
1- المتابعة : أي متابعة سير العمل ومتابعة مختلف الأنشطة بالمنظمة .
2- التحليل : فمن أهداف الأساسية هو تحليل وتفسير ظاهرة معينة مرتبطة بسير العمل .
3- المعلومات : يتم إعداد التقارير بهدف عرض وتوصيل بيانات ومعلومات لمن يقدم له التقرير .
4- عرض الأفكار : تهدف إلى عرض الأفكار الجديدة التي تتعلق بالعمل .
5- تقييم الأداء : هو تقييم الأداء سواء للعاملين في إدارة أو قسم أو غيرها .
6- تعديل السلوك : إعداد التقارير في هذا الشأن لإستخدامه في تقويم سلوك العاملين في إتجاه موضوع معين .
س12- تصنيف التقارير حسب المدة الزمنية وحسب الهدف ؟؟
أ- من حيث المدة الزمنية ::
1- التقارير الدورية : هي تلك التقارير التي يتم إعدادها ومناقشتها بصورة منتظمة زمنيا أي عند انتهاء فترة زمنية محددة .
2- التقارير غير الدورية : يتم إعدادها ومناقشتها لتعرض ملخص أعمال عن فترات زمنية غير ثابتة .
ب- من حيث الهدف
1- تقارير المتابعة : تستخدم هذه التقارير جداول للبيانات والأشكال التوضيحية مثل الأشكال البيانية وغيرها
2- تقارير المعلومات أو الأخبار : هي التي تستخدم لنقل معلومات أو حقائق خاصة بأحداث أو مواقف معينة
3- تقارير الفحص والدراسات : تستخدم لعرض نتائج الدراسات التي تجرى داخل المنظمة البيئة الخارجية
4- التقارير التحليلية والتفسيرية : تقوم بسرد الحقائق والمعلومات المتعلقة بحالة معينة .
س13- وضح مفهوم تطوير وتبسيط الإجراءات ؟؟
هو تحسين إجراءات العمل الحالية وذلك من خلال التخلص من كافة الإجراءات غير الضرورية وعدم الاعتقاد دائما في العادات الثابتة ..
س14- ما هي أهداف تطوير وتبسيط الإجراءات ؟؟
1- الوصول إلى أفضل الطرق والأساليب لانجاز الأعمال المكتبية .
2- زيادة فعالية الأعمال المكتبية .
3- توفير الوقت والجهد في أداء الأعمال .
4- زيادة الإنتاجية .
5- تخفيض تكاليف أداء الأعمال .
6- رفع الروح المعنوية للعاملين .
7- تنمية قدرات القادة بالمنظمة .
س15- اشرح متطلبات تطوير وتبسيط إجراءات العمل ؟؟
1- دراسة خريطة توزيع العمل : في البداية وقبل تنفيذ أى خطوة من برنامج التطوير لابد من دراسة خريطة توزيع العمل في كافة الإدارات والوحدات الإدارية بالمنظمة .
2- تحليل إجراءات العمل : من متطلبات البرنامج تطوير وتبسيط إجراءات العمل المكتبي هو تحليل إجراءات هذا العمل .
3- مشاركة العاملين: تعد مشاركة العاملين من المتطلبات الأساسية لاشى عملية تطوير تتم بمنظمة الإعمال.
4- تطوير الأدوات المكتبية : من الجوانب الهامة أيضا في أي برنامج تطوير بشان الإعمال الإدارية وخاصة المكتبية هي الإمكانات المادية للعمل المكتبي مثل الآلات والأدوات المكتبية .
س16- أذكر طرق توزيع الأعمال المكتبية ؟؟
1- أسلوب تسلسل الأعمال المكتبية : وفقا لأسلوب تسلسل أو تتابع الإعمال المكتبية يتم تنظيم أو تقسيم الإعمال المكتبية على الإفراد العاملين في خط متسلسل أو متتابع .
أ- - مزايا هذا الأسلوب : السرعة في أداء الإعمال المكتبية – سهولة القيام بالإشراف على العاملين – تحديد الإفراد المطلوب تدريبهم في إعمال معينة .
ب- - عيوب هذا الأسلوب : الرتابة والتكرار في أداء العمل بالنسبة للعاملين – طول خط تتابع أو تسلسل إجراءات العمل - احتمال تعطل أو توقف العمل عند غياب احد العاملين في خط إجراءات العمل .
2- أسلوب توازى الأعمال المكتبية: وفقا لأسلوب التوازي في أداء الأعمال المكتبية يتم توزيع أو تقسيم العمل المكتبي في شكل متوازي .
أ- مزايا الأسلوب : توفير الوقت – يحقق هذا الأسلوب المرونة في أداء العمل المكتبي -
تخفيض تكاليف أداء الأعمال المكتبية - عدم الرتابة والتكرار في أداء العمل .
ب- عيوب الأسلوب : صعوبة الإشراف على العاملين – صعوبة تحديد العاملين الذين هم في حاجة إلى تدريب - يقلل من عملة التخصيص في العمل .